Le ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, est parvenu à un accord en Conseil des ministres du 29 septembre 2023 sur l’introduction obligatoire de la facturation électronique (e-invoicing) entre entreprises à partir du 1er janvier 2026.

Lutter contre la fraude et les charges administratives

Le passage à la facturation électronique est d’une grande importance pour réduire l’écart de TVA, la différence entre ce que l’État devrait recevoir en recettes de TVA et ce qu’il reçoit réellement, et pour miser sur une simplification administrative approfondie. Une période de transition généreuse est prévue pour permettre à chacun de s’adapter à la nouvelle méthode de travail.

Sur la trajectoire de la facturation numérique, le terme UBL désigne Universal Business Language. Il s’agit d’un format standardisé visant à simplifier l’échange de documents électroniques tels que les bons de commande et les factures.

Un fichier UBL est un document au format XML qui encapsule toutes les informations présentes dans une facture PDF standard, mais de manière structurée et fixe. Les outils compatibles avec UBL peuvent importer ces fichiers, automatisant ainsi le chargement des détails de facturation tels que le montant, la date et la TVA. Avec UBL, la nécessité de saisir manuellement les données des reçus et des factures devient obsolète.

En quoi UBL diffère-t-il du PDF ?

UBL et PDF sont fondamentalement différents. Une facture au format UBL contient des données structurées destinées à être traitées automatiquement par un programme informatique, contrairement à une facture PDF.

La raison en est que le PDF (Portable Document Format) est conçu pour être lisible par un être humain, combinant texte et images. Bien que la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) puisse automatiser le traitement des documents PDF, elle reste sujette aux erreurs, notamment lorsqu’il s’agit de reconnaître des logos sur les factures ou des arrière-plans colorés et/ou des filigranes. Il est important de noter que les logiciels OCR ne peuvent pas effectuer des calculs, d’où l’importance de mentionner la date d’échéance plutôt qu’un délai de paiement sur la facture.

Comment fonctionne le format UBL ?

Dans un fichier UBL, qui est un document XML, l’image de la facture peut être incluse. Cependant, toutes les données textuelles structurées sont également dotées d’étiquettes sous la forme d’un code de reconnaissance XML.

Ce codage permet aux programmes informatiques de reconnaître rapidement chaque composant d’une facture et de l’utiliser de manière appropriée. En subdivisant l’intégralité de la facture (ou de tout autre document électronique) en éléments XML conformément au protocole UBL, l’ordinateur peut traiter le document sans difficulté.

Quels sont les avantages du format UBL ?

L’utilisation de factures au format UBL présente de nombreux avantages tant pour l’émetteur que pour le destinataire.

• processus de paiement est accéléré en raison de la rapidité du traitement des factures.
• Un avantage crucial, tant pour l’émetteur que pour le destinataire, est la sécurité extrême du traitement et de l’envoi des factures électroniques via le réseau sécurisé Peppol, garantissant l’authenticité des parties concernées.

Avantages pour le destinataire :

• Le traitement des factures ne nécessite aucune intervention manuelle, les données étant extraites automatiquement du XML, entraînant ainsi un gain de temps et d’argent significatif.
• Étant donné qu’il n’est pas nécessaire de retranscrire les factures, le risque d’erreurs humaines est réduit au minimum.