SUIVI CLIENT : utilisation des fonctions Rappels et Historique

Il est maintenant temps de clôturer la partie « SUIVI CLIENT ». Nous terminons les explications avec les fonctions « RAPPELS » et « HISTORIQUE ».

Dans l’onglet « RAPPELS », apparaissent tous les clients dont le délai de paiement est dépassé par rapport à la date choisie.

Lors de votre première utilisation, il est important de paramétrer et de rédiger votre modèle de mail de rappel, ainsi que de définir le délai de paiement.

Tant que vous n’avez pas envoyé de rappels à vos clients, ceux-ci restent au « niveau 0 ».

Le niveau de rappel se met à jour automatiquement une fois les rappels envoyés depuis cet espace. Vous pouvez également modifier le niveau manuellement.

Pour envoyer les rappels, deux possibilités s’offrent à vous :

• Choisir les clients individuellement
• Envoyer à tous les clients

Quelle que soit l’option choisie, les étapes sont les mêmes :

1. Complétez la fiche
2. Cliquez sur « envoyer les rappels ». Une liste des clients avec le statut du rappel apparaît
3. Cliquez sur « envoyer »
4. Votre client reçoit le mail de rappel et le statut du rappel se modifie

Pour le rappel de niveau 3, c’est à faire manuellement car ce niveau annonce à votre client que vous allez contacter un huissier pour le paiement. Pour que la fonction « RAPPEL » fonctionne de manière optimale, il faut que la comptabilité ainsi que le dépôt de documents soit à jour.

L’onglet « HISTORIQUE » vous permet de consulter l’historique du client souhaité.

Son utilisation est très simple : vous choisissez le client dont vous souhaitez visualiser l’historique et cliquez sur « rechercher ».

Pour les clients qui ont un historique important, vous pouvez désigner une période en modifiant la date de départ.

Une fois cette étape réalisée, l’historique du client apparaît et vous pouvez ensuite le télécharger